CASOS DE SUCESSO - ISA

Sistemas Integrados WK para ONGs
Parceria entre o ISA, WK Sistemas e ASC Software rende bons resultados.

A Empresa 
Fundada em 22 de abril de 1994, o Instituto Socioambiental (ISA), associação sem fins lucrativos, qualificada como Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP), tem como objetivo defender bens e direitos sociais, coletivos e difusos, relativos ao meio ambiente, ao patrimônio cultural, aos direitos humanos e dos povos.

Com sede em São Paulo e escritórios em Brasília (DF), São Gabriel da Cachoeira e Manaus (AM), além de bases locais para facilitar a implantação de projetos, o ISA produz estudos e pesquisas, implanta projetos e programas que promovam a sustentabilidade socioambiental, valorizando a diversidade cultural e biológica do país e monitora e propõe políticas públicas.

Atua através de coalizões e parceria no Brasil e no exterior, em cooperação com organizações não governamentais, movimentos sociais, instituições de ensino e pesquisa, igrejas, agências de governo, fundações e empresas.

Atualmente o ISA desenvolve oito programas e projetos institucionais:

• Monitoramento de Áreas Protegidas;
• Política e Direito Socioambiental;
• Rio Negro;
• Programa Xingu;
• Vale do Ribeira;
• Povos Indígenas no Brasil;
• Mananciais da Região Metropolitana de São Paulo;
• Capacitação em gestão.

Dificuldades na gestão pela falta de um sistema ERP
Para sua gestão administrativa, coordenar 78 projetos custeados por 34 financiadores se tornou uma tarefa difícil sem a utilização de um sistema integrado que pudesse garantir a segurança das informações. A única ferramenta utilizada, um instrumento flexível, mas não estável, era um conjunto de planilhas em Excel, muito bem elaborado e relativamente integrado, que gerava dados para a contabilidade, tesouraria, controle orçamentário e análises de fluxo de caixa e também prestação de contas a financiadores, mas somente em regime de caixa, não atendendo o de competência. As alterações no Excel após o envio dos arquivos para a contabilidade não garantiam que as bases contábeis fossem atualizadas. Para um perfeito funcionamento sempre foi necessário uma equipe administrativa de muito bom nível, que o ISA podia contar.

Com o crescimento do Instituto, estas demandas por maior segurança e agilidade nas informações seriam cada vez maiores.  

Necessidade de implantar um sistema Integrado
Com o objetivo de aperfeiçoar o sistema de informações para a gestão dos programas e projetos do Instituto Socioambiental, fornecendo relatórios atualizados, instantâneos e precisos para os coordenadores e possibilitando análises, correções e controle dos projetos e prestações de contas em tempo hábil e segurança nas informações, o ISA optou pela utilização de um sistema de gestão integrado.  

As opções de solução e a escolha
Para aquisição de uma solução integrada o ISA efetuou uma análise abrangente dos sistemas disponíveis no mercado, tendo descartado os concorrentes por não contarem com telas amigáveis e de fácil preenchimento, por não disponibilizarem folha de pagamentos integrada ou não possuírem os níveis necessários para o custeio até o nível de atividades dentro dos subprojetos, dos projetos, e dos programas. Para a tomada de decisão de qual solução adquirir, foram levantadas as expectativas de cada uma das áreas envolvidas quanto ao sistema (contábil, financeira, comercial, administrativa, recursos humanos e informática) com o objetivo de obter consenso.

A equipe responsável pela escolha do sistema foi multidisciplinar, garantindo assim a qualidade da análise das alternativas e agilidade na implantação.  

Desafios identificados para a implantação
Após o processo de avaliação, optando pela solução Radar Empresarial, a qual atendeu às necessidades, alguns desafios foram explícitos para o ISA, como: vencer resistências em função da flexibilidade do Excel; implantar todos os módulos do Radar ao mesmo tempo, sem paralelo, pois não havia equipe suficiente para cumprir às necessidades do sistema anterior e o do Radar; possibilitar o acesso das filiais (Brasília / São Gabriel da Cachoeira e Manaus) ao servidor da matriz para a realização dos lançamentos; escolha de um escritório contábil já cliente da solução Radar para automatizar as integrações contábeis e fiscais.  

Os resultados logo começam a aparecer
Para superar os desafios levantados, foram necessários 6 meses para a implantação da solução Radar Empresarial, e já logo após sua conclusão os resultados começaram a aparecer. De imediato o ISA pode contar com uma redução de 55% em seus custos com tomada de serviços contábeis, o que representa em seu orçamento uma economia de R$ 48.700,00 por ano. Além disso, com a automatização de processos, foi possível reduzir outras despesas da administração, que representaram uma economia anual de R$ 26.000,00. Estima-se que o retorno sobre o investimento com a implantação do Radar Empresarial deve acontecer em nove meses.  

Departamentos Integrados
Atualmente a solução Radar Empresarial atende a nove áreas da ISA, dentre elas: o departamento comercial, compras e estoques, a secretaria, folha de pagamento, a coordenação de projetos, a prestação de contas aos financiadores, conciliações e financeira, totalizando mais de 18 usuários simultâneos.  

Maior controle administrativo e maximização de resultados com a utilização do Radar Empresarial
Para o Instituto Socioambiental os resultados com a implantação do Radar Empresarial já são muitos, e explicitamente positivos, como:

• controle efetivo de estoques;
• relatórios gerenciais de vendas e estoques atualizados constantemente;
• redução de custos com escritório contábil e com despesas com pessoal;
• fluxo de caixa preciso e seguro;
• redução da necessidade de muitos ajustes no final de cada exercício e de conciliações periódicas para detectar erros e vulnerabilidade dos dados;
• melhoria e agilidade nas análises econômico-financeiras através de maior disponibilidade de informações, nos formatos requeridos pelo instituto, seus parceiros e financiadores;
• eliminação de retrabalhos nas entradas de dados devido ao fluxo de integração implantado;
• maior transparência e disponibilidade instantânea dos relatórios dos programas e projetos, incluindo gastos e correções para os coordenadores de projetos;
• redução do estresse gerado pelo excesso de informações concentradas em alguns funcionários e a conseqüente minimização da dependência do Instituto com relação a pessoas específicas;
• constância no fluxo de processos administrativos, racionalizando-os;
• disponibilidade de “Demonstração de Resultados” e de “Relatórios de Controle Estoques” referentes às atividades de apoio financeiro do ISA, tanto de prestação de serviços como de vendas de livros e produtos.

Esses e outros resultados positivos alcançados pelo ISA através de um ótimo processo de implantação da solução Radar Empresarial, fazem do Instituto Socioambiental um dos maiores parceiros da WK Sistemas e de sua revenda ASC Sistemas que coordenou o projeto.